5 Zasad zarządzania czasem

Czas jest bardzo ciekawym zjawiskiem, z jednej strony nie potrafimy go zdefiniować, bo czym tak naprawdę według Ciebie jest czas? Możesz tu drogi czytelniku powiedzieć bardzo dużo różnych rzeczy. Powiesz, że są to wspomnienia twoich ostatnich wakacji, albo chwile spędzone z ukochaną osobą bądź dziećmi. Możesz również stwierdzić, że jest to twoje życie spędzone w strasznej pracy, albo na uprawianiu swojej pasji. Każdy będzie miał inną definicję czasu jak i również inaczej go będzie postrzegał. Osoby młode mają zdanie, że jeszcze całe życie przed nimi i nie muszą się z niczym spieszyć. Zaś osoby starsze całkowicie odwrotnie. Czują, że ich ciało nie jest już często tak sprawne i mówi im, że na wiele rzeczy nie mogą sobie pozwolić.

 

Jednak wspólnym mianownikiem każdej strony z jakiej będziemy postrzegać czas jest jego unikalność. Dlaczego czas ma być czymś unikalnym?

Ale po co to wszystko?

Czas to jedyny zasób jaki ma człowiek (o tym również później) jest wyczerpywalny i w żaden sposób nie da się go przywrócić bądź odnowić. Widzisz czas jest jak pieniądze, które inwestujemy. Każdego dnia zostaje nam przelane 1440 czasomonet. To od nas zależy jak je zainwestujemy. Największą ciekawostką jest jednak to co zostało napisane małym druczkiem. Niewykorzystanych monet nie możemy nigdzie odłożyć na lokatę lub na czarną godzinę. Niewykorzystane przepadają bezpowrotnie i nic nie możemy z tym zrobić. Pomyśl jak wyglądało twoje życie, gdybyś codziennie dostawał za darmo mniej więcej tzw. najniższą krajową na swoje konto. Tysiąc czterysta czterdzieści złotych dziennie. Po miesiącu miałbyś ponad 43 tysiące złoty. Wow..  jesteś w stanie kupić już całkiem fajne auto po roku 43000*12=516 000 zł to już całkiem fajne mieszkanie w mieście. Zobacz ile warty jest twój czas, a tak często go marnujesz.

Oczywiście jesteśmy tylko ludźmi należy nam się odpoczynek i czas na regenerację, dlatego nie możemy tylko pracować, ale dlatego, że nie możemy odzyskać straconego czasu. Warto mieć na uwadze, że mądre i rozsądne nim gospodarowanie zapewni szczęśliwe i pełne sukcesów życie, gdy inni nie posiadający tej umiejętności pewnego dnia leżąc w łóżku stwierdzą, że przegrali swoje życie i nie mają szansy go już naprawić. Dlatego inwestuj mądrze swój czas. Zapewne pytasz dobra, super będę zarządzał mądrze swoim czasem, ale jak mam to zrobić?

First Things First
Lista zadań

Po pierwsze wypisz wszystkie rzeczy, które powinieneś zrobić, zmienić lub wprowadzić do swojego życia. W ten sposób wyznaczysz pierwsze punkty swojej drogi. Jeśli będziesz robić to po raz pierwszy możesz poczuć lekki dyskomfort, bo lista, którą zrobisz może być bardzo długa i pojawi się w twoim ciele strach, że możesz sobie nie poradzić. Może być również całkowicie odwrotnie i poczujesz wielką motywację, że w końcu zaczynasz widzieć w czymś sens i weźmiesz się od razu do pracy, ale hola hola spokojnie :). Proces taki powinien stać się twoim codziennym lub cotygodniowym nawykiem w zależności od twoich indywidualnych potrzeb. Ustal jak często będziesz zbierał zadania. Ja prywatnie polecam wieczorem każdego dnia spisać listę rzeczy do zrobienia dnia następnego, a w każdą niedzielę spisywać rzeczy do zrobienia w następnym tygodniu. Dzięki takiemu podejściu mam większą kontrolę nad zadaniami, które wykonuję.  

Kamienie milowe

Mając już przygotowaną listę na pewno wypisałeś na niej rzeczy większe i mniejsze do zrobienia. Co przez to rozumiem? Zadania często są niewspółmierne do treści jaką reprezentują np. porównaj zadania:

  • posprzątaj rzeczy z biurka.
  • sprzedaj 1000 sztuk produktu.

Na pewno zgodzisz się ze mna, że posprzątanie rzeczy z biurka jest czymś dużo prostszym i szybszym niż sprzedaż drogiego produktu 1000 klientom. W przypadku czynności typu posprzątanie biurko będziemy mogli je od razu zaplanować i wykonać. Zaś wszystkie rzeczy większę, które zajmą Ci więcej niż kilka godzin powinieneś  podzielić na mniejsze zadania takie, które nie zajmą Ci właśnie więcej niż kilka godzin. Większe zadania powinieneś traktować jak projekty. Na pewno pamiętasz ze szkoły czy z studiów, że czasami trzeba było zrobić coś w grupie i wymagało to czasu i zaangażowania. Tak właśnie jest z większymi zadaniami wymagają czasu, dlatego dobrze jest je w tym czasie rozłożyć niż rzucać się z motyką na słońce.

Priorytety

Gdy twoja lista jest już zorganizowana w zadania, mniejsze i większe projekty następnym krokiem jaki powinieneś wykonać jest zorganizowanie jej w kryterium ważności. Nadaj swoim zadaniom priorytety. Doskonale wiesz, że z niektórymi zadaniami mogłeś zwlekać i należało jej już dawno wykonać. Właśnie takie powinny dostać lekko wyższy priorytet. Na twojej liście mogły się również pojawić zadania, których efekt będzie trzeba przedstawić konkretnej osobie bądź do konkretnej daty. Efektem tego takie zadanie będą dla Ciebie również ważniejsze. Podsumowując ustal ważność swoich zobowiązań.

Wskazówka

Listy zadań dobrze jest robić w aplikacjach do tego przeznaczonych. Dzięki temu podczas pracy nad taką lista jesteś w stanie w łatwy i szybki sposób ustalić kolejność wykonywania, priorytety czy dodać konkretne kroki do realizacji projektu. W naszym zespole od dawna korzystamy z Trello i razem z kalendarzem Google sprawdza się świetnie.

Zadbaj o zasoby

Na chwile zostawimy listę zadań. Spokojnie to jeszcze nie koniec wskazówek jak ją ogarnąć. Tymczasem, aby przejść dalej potrzebuję przedstawić Ci koncept zasobów ludzkich. Wszyscy wiemy, że mamy jest coś takiego jak energia. Wiemy też, że po dłuższej pracy odczuwamy zmęczenie, które objawia się właśnie jej brakiem. W takim razie wykorzystaliśmy naszą energię w pracy. Jak widzisz człowiek ma swoją własną gospodarkę zasobów. Do tych zasobów należą między innymi:

  • koncentracja
  • siły umysłowe
  • siły fizyczne
  • siła woli
  • motywacja

Na pewno zauważyłeś, że czasami jest Ci się trudniej na czymś się skupić. Byłeś studentem i pamiętasz, jak miałeś kilka ciężkich wykładów pod rząd. Założę się, że z ostatniego dużo nie pamiętałeś. Dlaczego? Ponieważ wykorzystałeś swoje zasoby koncentracji, skupienia i sił umysłowych na wykładach wcześniejszych.  Drugim dobrym przykładem obrazującym wykorzystanie siły woli jest rzucanie palenia. Gdy twoi znajomi w pracy palą, a Ty postanowiłeś rzucić to za każdym razem, gdy odmawiasz pójścia z nimi wykorzystujesz drobną część swojej siły woli. Może okazać się, że twoja siła woli była wykorzystywana tego dnia również jeszcze kilka razy na np. skupienie się na pracy, gdy akurat piszę do Ciebie kolega na facebooku. Takich sytuacji można mnożyć jednak najważniejsze jest to, że jeżeli nie zadbasz o swoje zasoby to możesz np. nie rzucić palenia, bo po tygodniu odwyku zabrakło Ci siły woli aby kolejny raz odmówić swojemu koledze kolejnego papierosa.

Warto, więc mieć świadomość wyczerpywalności swoich zasobów i starać się mądrze nimi gospodarować. Możesz na przykład przeplatać zadania fizyczne z umysłowymi czy zadbać aby w pracy być zawsze wyspanym i tak organizować pracę, aby mieć czas na przerwę.

Planuj
Terminy realizacji

Tak jak wcześniej przeczytałeś, powinniśmy planować nasze zasoby, dlatego miej je na uwadzę podczas robienia konkretnego planu. Jeżeli twoja lista zadań jest wykonana tak jak opisywałem w poprzednich punktach teraz wystarczy tylko zrobić plan co i kiedy należy zrobić. W tym celu najlepiej jest wziąć kalendarz i ustalić konkretne terminy do kiedy postanowisz zrealizować wybrane czynności. Pamiętaj jednak, że nie wszystko da się zrobić w 15 minut, więc powinieneś czas ten dobrać odpowiednio do danej czynności. Dobrą praktyką jest dawanie sobie bufora czasowego na ewentualne poślizgi czy zdarzenia losowe. Jednocześnie warto zaznaczyć, że czas ten nie powinien być zbyt długi, aby nie wpaść w pułapkę prawa Parkinsona. Dla projektu trwającego kilka tygodni; 2-3 dni bufora jest odpowiednie.

Ramy czasowe

Miałeś może kiedyś tak, że danego dnia miałeś do zrobienia w sumie tylko jedną rzecz, ale jakimś cudem stało się tak, że jednak nie wykonałeś tej czynności? Brzmi znajomo? Przez brak określenia konkretów zdarza nam się, że nie wykonujemy konkretnych czynności. Wspaniałym lekarstwem na to są ramy czasowe. Praca w tzw. blokach pozwala nie tylko lepiej gospodarować czasem, ale również zarządzać zasobami, bo dzięki przerwą pomiędzy jesteśmy mniej zmęczeni i dajemy chwile na regeneracje naszych sił umysłwoych czy fizycznych. Oprócz tego zadania, które są wpisane w ramy czasowe sprawiają, że zadanie zrobimy w konkretnym czasie, a nawet jeśli nie uda się zmieścić w konkretnej ramie to sama świadomość, że czas już minął sprawia, że działamy szybciej. Jak długi powinien być taki blok czasu pracy ? To zależy z jakimi zadaniami będziemy się głównie mierzyć. Do najczęściej polecanych interwałów zaliczamy:

  • 50 minut pracy 10 minut przerwy
  • 25 minut pracy 5 minut przerwy (POMODORO)
  • 90 minut pracy 20 minut przerwy

Do pracy umysłowej szczególnie wyczerpującej najlepiej nadadzą się bloki POMODORO, ale na przykład przy formie różnego rodzaju nauki i przyswajania nowej wiedzy bloki po 50 minut pracy będą również bardzo skuteczne.

Mierz co możesz!

Poprzednie trzy kroki będą świetnie działały nawet wprowadzone pojedynczo, ale to co przeczytasz za chwile w połączeniu z poprzednimi narzędziami jest istną bombą w zarządzaniu czasem. Jednym z najważniejszych kroków w osiągnięciu każdego celu. Tym świętym graalem jest MIERZENIE. W zarządzaniu sobą w czasie według mnie powinniśmy mierzyć głównie 2 rzeczy:

  • Postępy w zadaniu
  • Czas trwania konkretnych powtarzalnych zadań

Dzięki mierzeniu postępów w zadaniu raz, że dbamy o podbudowanie swojej motywacji stale i ciągle widząc, jak kolejne elementy zostają zrealizowane. Dwa pozwala to na większa kontrole i znalezienie fragmentów zadań, które są definitywnie bardziej trudne. Dzięki temu dostajemy feedback, który pozwala na wyciągnięcie wniosków i zwiększenie swojej efektywności.

Mierzenie czasu powtarzalnych zadań pozwala zaś lepiej gospodarować przyszłym czasem, gdyż doskonale wiemy ile coś zajmie jak i lepiej możemy przewidzieć czas, który trzeba poświęcić na nowe zadania.

Wskazówka

Tutaj znowu odsyłam do gotowych narzędzi. Możemy zawsze sami stworzyć system pod siebie, ale jest wiele rozwiązań rynkowych, które świetnie realizują to zadanie. Na pewno znajdziesz odpowiednie. Jeżeli nie, zwykła tabela w arkuszu kalkulacyjnym to bardzo potężne narzędzie 😉

Delegowanie zadań

Na koniec wisienka na torcie. Po co robić coś, gdy ktoś może zrobić to za nas? Często wpadamy w taką pułapkę bycia zosią samosią. Delegowanie zadań jest bardzo potężnym narzędziem. Dlaczego? Odpowiedź jest banalnie prosta: NIE JESTEŚMY W STANIE ZROBIĆ WSZYSTKIEGO SAMI. Potrzebujemy pomocy innych ludzi. Czy jak jesteś chory i boli Cię ząb to próbujesz się uczyć jak samemu naprawić ząb. Nie zazwyczaj idziesz wtedy do dentysty. Dlaczego w takim razie nie zlecisz marketingu, sprzedaży czy innych twoich zadań w pracy komuś innemu dostając w zamian mnóstwo czasu na działanie bardziej zyskowne dla Ciebie. Co innego w przypadku, gdy jesteś specjalistą. Masz wtedy szereg umiejętności, które zdobywa się latami w twoim zawodzie i prawdopodobnie pojawi CI się w twojej głowie przekonanie, że nikt nie jest za bardzo w stanie CI pomóc. To jest tylko po części prawda, bo każdy skomplikowany proces składa się z szeregu mniejszych zadań, gdzie wiele z nich polega na czymś prostym do wykonania i może wykonać je pierwsza lepsza osoba, która np. umie używać komputera. W ten sposób powstały różnego rodzaju stanowiska asystentów czy prac takich jak recepcja.

Ludzie, którzy boją się delegować zadań najczęściej stoją przed dwoma problemami:

  • Brak kontroli nad zadaniem
  • Nikt nie zrobi tego lepiej niż ja

W pierwszym przypadku najlepiej będzie jeśli będziesz mieć kogoś takiego jak asystent. W ten sposób nadal będziesz mieć kontrolę nad zadaniem, ale dostaniesz przeogromną pomoc w wykonywaniu rzeczy prostych, co jak zobaczysz sam będzie naprawdę cenne.

W drugim przypadku zleć zadanie specjaliście. Oddasz część kontroli nad zadaniem w zamian za często lepsze efekty w takim samym lub krótszym czasie. Zadanie będzie wykonane i  zobaczysz z czasem, że jest to tak samo dobrze zrobione jak gdybyś sam to wykonał.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *