Skuteczne delegowanie zadań

Czy czujesz, że  jesteś wystarczająco zmęczony wykonując swoje obowiązki w firmie? Są takie dni, że chcesz zdjąć ciężar zadań ze swoich barków i oddać je komuś innemu, tak, aby móc odpocząć, zrelaksować się, a tym samym nabrać wiatru w żagle? Możesz zacząć już teraz, jednak zobacz, co powinieneś zrobić, zanim to nastąpi. Przekazanie zadań to inaczej delegowanie.  Z tego artykułu dowiesz się:
  1. co delegować
  2. komu delegować
  3. jak delegować
  4. poznasz najczęściej popełniane błędy.
Czy masz czas zatrzymać się i świadomie zaplanować rozwój swojej firmy? Jak ma ona wyglądać za rok, za dwa lata, a nawet dziesięć lat Realia są takie, że przedsiębiorcy często pracują zbyt długo, kosztem swojego wypoczynku, biorąc na siebie za dużo obowiązków. Stąd bierze się ich ciągły stres i towarzyszące napięcie. Jak zatem temu zaradzić? Możesz stać się mistrzem w technikach zarządzania czasem, koncentracji, wybierania rzeczy najważniejszych spośród wielu zadań, itd., jednak z całą pewnością dojdziesz do takie momentu, że więcej po prostu się nie da. Ilość godzin w ciągu doby stanowi poważne ograniczenie. Co wtedy? Jest tylko jedno skuteczne rozwiązanie: delegować zadania innym osobom. Bez tego nie osiągniesz pułapu, gdzie masz czas, pieniądze i przede wszystkim spokój. Jedną z najczęstszych pułapek przedsiębiorców jest myślenie, że „tak dobrze jak ja, nikt inny nie zrobi”.

Co należy zatem delegować?

Jeśli delegowanie ma za zadanie uwolnić Twój czas, to co należy delegować? Docelowo jak chciałbyś zbudować firmę, która Ciebie przerośnie będziesz delegował wszystko. Na początku przyjrzyj się, które wykonywane czynności przychodzą Ci z łatwością i są ważne z punktu rozwoju firmy, resztę deleguj. Niesamowitym odkryciem, który omawiamy na naszym flagowym spotkaniu BUSINESS EXCAVATOR jest fakt, że rzeczy, które dla jednych są zmorą i utrapieniem dla innych ich wykonywanie stanowi prawdziwą przyjemność. Kluczem jest odpowiednie przydzielenie zadań pod naturalne predyspozycje danej osoby/pracownika/współpracownika.

Komu zatem delegować zadania?

Najprostszym sposobem jest znalezienie osób, które lubią robić to, czego Ty nie lubisz.  Jak zatem wybrać właściwą osobę do wykonania danego zadania? Na ten temat odpowiadają Profile Biznesowe. Poszukaj w Bazie Wiedzy artykuły o tym. Delegowanie uczy odpowiedzialności i rozwija (co? np.) kreatywność. Deleguj zadania, które rozwijają umiejętności pracowników. Wg instytut Gallupa[1] połowa pracowników, na których przeprowadzono badania nie wie, za co szef im płaci. Główną przyczyną jest niewłaściwa komunikacja tych osób. Analogicznie z delegowaniem. Częstym powodem dlaczego “nie udaje się” jest fakt, że nie wyjaśniamy pracownikowi, co dokładnie ma zrobić.

6 kroków w delegowaniu

Praktyczna rada na koniec artykułu  – 6 kroków w delegowaniu KROK 1:  Kiedy masz osobę, której mógłbyś zlecić zadanie, powiedzmy pracownika to na początku pokaż mu co dokładnie od niego oczekujesz, żeby zrobił. Najlepiej jakbyś sam zaprezentował jak to ma być wykonane. Nie licz, że zawsze pracownik zapyta o szczegóły, kiedy nie będzie czegoś wiedział. Najlepiej poproś, żeby powiedział własnymi słowami, co będzie miał zrobić. Wsłuchaj się uważnie – w razie wątpliwości wyjaśnij, wytłumacz. KROK 2.  W sytuacji, gdy trzeba podjąć decyzję, pozwól, żeby to pracownik przyszedł i przedstawić możliwe rozwiązania, ale bez sugerowania, które z nich jest dobre. To przedsiębiorca wybiera najlepsze rozwiązanie i podejmuje decyzję. Pracownik na tym etapie poznaje metody  znajdowania możliwych rozwiązań i zbierania informacji. Staje się powoli samodzielną jednostką. KROK 3. Z upływem czasu pracownik  nabiera doświadczenia i już nie tylko pokazuje rozwiązania, ale i wskazuje, które jego zdaniem jest najlepsze i podaje uzasadnienie. Decyzję w tym kroku nadal podejmuje jeszcze szef, który może się z sugestią pracownika zgodzić lub podjąć inną decyzję i wyjaśnić dlaczego. Pracownik poznaje tutaj schematy podejmowania decyzji w firmie. KROK 4. Pracownik podejmuje decyzje sam, jednak ostateczne zatwierdzenie należy do Ciebie.  Na tym poziomie pracownik uczy się samodzielności, a Ty masz za każdym razem możliwość weryfikacji. KROK 5. Po nauce  z czasem pracownik nie przychodzi już do Ciebie sam podejmując decyzje. Składa jedynie raporty z podjętych działań. KROK 6.  To jest chyba wymarzony krok każde przedsiębiorcy. Pewne działy firmy zaczynają działać poza kontrolą, pracownicy mają pewne obszary decyzji, za które są odpowiedzialni – firma zaczyna usamodzielniać się bez zaangażowania Twojego czas.

Podsumowanie:

Zacznij delegować od małych rzeczy, aż dojdziesz do momentu, kiedy będziesz mógł delegować niemalże absolutnie wszystko.

Ćwiczenie do samodzielnego wykonania:

Przyjrzyj się swoim zadaniom, zwracając uwagę, jakie rzeczy wykonujesz chętnie, a do jakich się zmuszasz lub odkładasz na później. Czy można z tego coś delegować?

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *